Quem se vê obrigado a assumir o papel de quem despede adota, por vezes, uma postura de distanciamento emocional relativamente a quem vai receber uma notícia que irá mudar toda a sua vida. Há um filme interessante que retrata esta realidade e cujo título original é Up in the Air. Nesse filme, George Clooney desempenha o papel de um consultor de recursos humanos que faz do despedimento de pessoas a sua vida. Implacável, desligado emocionalmente, orientado para a tarefa mais do que para a pessoa. Eficiente no objetivo a alcançar, indiferente ao resultado para o visado.

Pessoalmente, nestas coisas sou mais orientada para as pessoas e partilho consigo algumas sugestões de como abordar uma situação de despedimento, em 6 passos. Lembre-se que não há modelos perfeitos quando lidamos com pessoas. Cada caso é um caso, cada indivíduo é único.

 
1. Prepare a reunião com cuidado

É um ser humano que se vai sentar do outro lado, com expectativas, ambições, constrangimentos pessoais e familiares, etc. Por isso, é importante minimizar o mais possível o impacto que a notícia vai ter:

• Em tópicos, escreva a mensagem que pretende passar, sem ambiguidades, de forma concisa e objetiva, para sua orientação na altura da entrevista

• Prepare as respostas a perguntas prováveis, dúvidas, objeções que possam surgir: comparações com outras situações internas, prazos e formalismos de cessação do vínculo, montante a receber, formas de pagamento, eventuais apoios ou medidas de outplacement, dias disponibilizados para procura ativa de emprego, inscrição na segurança social e respetivos prazos, certificados de trabalho, recomendações, entre outras que possam surgir

• Ofereça potenciais soluções. Vai trazer um problema a uma pessoa. Prepare-se também para sugerir algumas saídas ou soluções de acordo com o perfil da pessoa. Empresas congéneres que tenha conhecimento que estão a contratar, medidas de criação de emprego, apoios que conheça, sites de recrutamento e seleção onde a pessoa se pode inscrever, contactos de empresas de executive search, criação de conta no linkedin, enfim, o que for possível e se adeque ao perfil de cada pessoa e a cada circunstância

• Prepare os outros participantes na entrevista, caso haja outras pessoas presentes (chefias do colaborador, por exemplo, ou outros). É importante que estejam todos alinhados na forma e no conteúdo da mensagem a transmitir

• Prepare a sala com cuidado. A sala deve ser acolhedora e ter um ambiente tranquilizador. Também é importante minimizar os obstáculos físicos entre si e o seu interlocutor, para evitar maiores distanciamentos entre ambos

 
2. Marque pessoalmente a entrevista

Evite marcar a reunião através do seu assistente. Faça com que o colaborador se sinta suficientemente importante para merecer a sua atenção. Caso não seja possível, prepare o seu assistente para as perguntas que possam surgir quanto ao motivo da reunião.

 
3. Marque a reunião com a menor antecedência possível

Quanto maior for a distância temporal entre a marcação e a reunião, mais ansiedade vai gerar no colaborador.

 
4. Acolha o colaborador

De preferência em pé e sente-se quando ele se sentar. Não fique com rodeios, vá direto ao ponto (esta semana alguém me contava que foi chamada à presença da chefia para cessação do contrato e que esta se pôs a falar do tempo), mas com calma, explicando o que levou à redução de pessoal e as razões da escolha. Dê algum tempo ao seu interlocutor para assimilar a notícia. Assegure-se que cada mensagem importante que transmitiu foi corretamente compreendida

 
5. Evite paternalismos e condescendências

Tem na sua frente um adulto, trate-o como tal e com o respeito que ele lhe merece. Seja compreensivo, sem ser lamechas. Seja direto, sem ser agressivo.

 
6. Acompanhe o colaborador

Termine a entrevista, disponibilizando-se para posterior esclarecimentos de dúvidas que possam surgir. Neste momento, pode estar a ser visto como um inimigo, o mensageiro das más notícias. Compreenda esse estado de espírito, mas não o alimente. Acompanhe o colaborador à porta. Faça o possível para que ele não se sinta diminuído face aos colegas.

 
Conduzir entrevistas de despedimento de uma pessoa é extremamente difícil, emocionalmente desgastante e exige que dedique uma parte substancial do seu tempo na sua preparação.

Antes de cada reunião, coloque-se no lugar da pessoa que vai receber essa notícia e pense como preferiria que lha dessem, se a situação fosse inversa. E recorra ao seu bom senso.

Recorde que o momento em que a pessoa recebe a notícia de cessação de contrato é inesquecível e envolve normalmente uma sensação de injustiça relativa para o colaborador. Seja a pessoa que o faz da forma correta.